Постановление избирательной комиссии Новосибирской области от 28.12.2015 N 105/889-5 "О Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области и Типовой номенклатуре дел территориальной избирательной комиссии Новосибирской области"

В соответствии с пунктом 10 статьи 23 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", частью 11 статьи 5 Закона Новосибирской области "Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Новосибирской области", Примерной инструкцией по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20.10.2011 N 48/406-6, Избирательная комиссия Новосибирской области постановляет:
1. Одобрить Типовую инструкцию по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области (приложение N 1) и Типовую номенклатуру дел территориальной избирательной комиссии Новосибирской области (приложение N 2), согласованные с управлением государственной архивной службы Новосибирской области.
2. Признать утратившими силу решения Избирательной комиссии Новосибирской области от 25.11.2010 N 53/677 "О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии" и N 53/678 "О Примерной номенклатуре дел территориальной избирательной комиссии".
3. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Новосибирской области.

Председатель комиссии О.А.БЛАГО

Секретарь комиссии С.В.ЛЕБЕДЕВ

Приложение N 1

Одобрена постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области от 28 декабря 2015 года N 105/889-5

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ


1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в территориальной избирательной комиссии (далее - территориальная комиссия).
Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Новосибирской области "Об избирательных комиссиях, комиссиях референдума в Новосибирской области", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20.10.2011 N 48/406-6, постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Избирательной комиссии Новосибирской области.
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов территориальной комиссии, в том числе работающих в аппарате Избирательной комиссии Новосибирской области на постоянной (штатной) основе, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Работники, принятые на работу в аппарат Избирательной комиссии Новосибирской области, с текстом Инструкции должны быть ознакомлены под подпись.
1.4. Ведение делопроизводства территориальной комиссии осуществляет член территориальной комиссии, работающий в аппарате Избирательной комиссии Новосибирской области на постоянной (штатной) основе в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель территориальной комиссии дает указание передать неисполненные документы другому исполнителю.
1.6. Делопроизводство в территориальной комиссии осуществляется с использованием журнальной системы регистрации документов.
Работа с документами территориальной комиссии основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Инструкция и изменения в нее утверждаются решением территориальной комиссии после согласования с Избирательной комиссией Новосибирской области.
1.8. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в территориальной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в территориальную комиссию;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот территориальной комиссии;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из территориальной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в территориальной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
ответственный за ведение делопроизводства - председатель, заместитель председателя, секретарь или иной член территориальной комиссии, работающий в аппарате Избирательной комиссии Новосибирской области на постоянной (штатной) основе в соответствии с распределением обязанностей в территориальной комиссии или должностным регламентом;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования, настоящей Инструкцией;
письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационная форма - система регистрации, используемая в территориальной комиссии при регистрации документов (журнал);
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в территориальную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской или специальной связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) территориальной комиссии.
Документы могут поступать в территориальную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производятся председателем территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства с использованием журнальной системы регистрации документов ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение N 1).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской или специальной связью, по почте, проверяются правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, председателем территориальной комиссии или ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления.
2.7. При регистрации поступившего документа в регистрационной форме обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
2.8. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. При необходимости указывается время регистрации (часы и минуты). На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
Нумерация поступивших документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в журнале регистрации входящих документов делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения, которая передается ответственному за их исполнение.
2.9. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в журнал входящей корреспонденции передаются исполнителям под подпись.
2.10. Исполненные документы списываются в дело председателем территориальной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложения NN 3, 4, 5).
В территориальной комиссии устанавливаются следующие виды бланков:
- бланк протокола заседания территориальной комиссии (приложение N 3);
- бланк решения территориальной комиссии (приложение N 4);
- бланк письма территориальной комиссии (приложение N 5).
3.2. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение N 6).
3.3. При подготовке и оформлении документов члены территориальной комиссии, в том числе работающие в аппарате Избирательной комиссии Новосибирской области на постоянной (штатной) основе, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.
3.3.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

07.04.2015

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

07 апреля 2015 г.

3.3.2. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.3.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.3.4. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

                                       Правительство Новосибирской области
                                     Информационно-аналитическое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

                                                 Администрация
                                    Баганского района Новосибирской области
                                           первому заместителю главы
                                                 И.И. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

                                              Главе администрации
                                    Баганского района Новосибирской области
                                                 П.П. Петрову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                 Администрация
                                    Баганского района Новосибирской области
                                             ул. М. Горького, 28,
                                          с. Баган, Баганский район,
                                         Новосибирская область, 632770

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

                                                           Председателям
                                                        участковых комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 7), который подписывается председателем территориальной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                     Сидоровой А.И.
                                              ул. Ленина, д. 42, с. Баган,
                                                     Баганский район
                                              Новосибирская область, 632770

3.3.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек и прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

                                                   УТВЕРЖДАЮ
                                                 Председатель
                                    территориальной избирательной комиссии
                                    Баганского района Новосибирской области
                                      личная подпись, инициалы, фамилия,
                                                     дата

При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                    УТВЕРЖДЕН
                                     решением территориальной избирательной
                                           комиссии Баганского района
                                              Новосибирской области
                                         от 15 февраля 2015 г. N 28/35-5

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем территориальной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

        Сидорову А.Ю.
        Прошу рассмотреть и дать ответ
        к 15.02.2015
        Личная подпись
        Дата

3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы "о чем (о ком)?", "чего (кого)?", например:

О создании Экспертной комиссии

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
3.3.8. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.
Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Новосибирской области, ранее изданных территориальной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от 1-го лица множественного числа ("Просим направить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.);
от 3-го лица единственного числа ("территориальная комиссия не считает возможным...", "территориальная комиссия предлагает рассмотреть возможность...").
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
3.3.9. Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
            2. Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо   Избирательной   комиссии   Новосибирской   области  от
            15.11.2014 N 01-21/450 и приложение к нему, всего на 12 л.

В решениях территориальной комиссии сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении N 1".
Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению приложение относится, например:

                                                                 Приложение
                           к решению территориальной избирательной комиссии
                                    Баганского района Новосибирской области
                                             от 11 января 2015 г. N 11/25-5

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение N 1, приложение N 2 и так далее.
3.3.10. Подпись должностного лица.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке территориальной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель                  личная подпись           инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя
территориальной избирательной комиссии
Баганского района
Новосибирской области         личная подпись           инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель                  личная подпись           инициалы, фамилия
Секретарь                     личная подпись           инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии         личная подпись           инициалы, фамилия
Члены комиссии                личная подпись           инициалы, фамилия
                              личная подпись           инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.3.9, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается название соответствующего отдела аппарата территориальной комиссии, в котором подготовлена справка или информация.
3.3.11. Гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек и прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

              СОГЛАСОВАНО
       бухгалтер территориальной
        избирательной комиссии
Баганского района Новосибирской области
  личная подпись    инициалы, фамилия
                 Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

           СОГЛАСОВАНО
       протокол заседания
  контрольно-ревизионной службы
при территориальной избирательной
   комиссии Баганского района
      Новосибирской области
   от 05 сентября 2015 г. N 16

или:

         СОГЛАСОВАНО
      письмо Росархива
от 05 марта 2015 г. N 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.
3.3.12. Виза.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

    Бухгалтер
    личная подпись       инициалы, фамилия
    Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

    Замечания прилагаются
    Бухгалтер
    личная подпись       инициалы, фамилия
    Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.
Если подлинник документа остается в территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из территориальной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.
3.3.13. Оттиск печати.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
3.3.14. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

    Верно
    Председатель территориальной комиссии
    личная подпись       инициалы, фамилия
    Дата

При необходимости, при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, результатах выборов).
Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.
3.3.15. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

В.Л. Иванова
(499) 356-85-31

3.3.16. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись председателя территориальной комиссии.
3.5.17. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).
Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

К0305298.

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.
4.2. Отправка документов из территориальной комиссии осуществляется фельдъегерской или специальной связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.
4.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.
4.4. Исходящие письма направляются за подписью председателя территориальной комиссии, в его отсутствие - за подписью заместителя председателя или иного члена территориальной комиссии, исполняющего обязанности председателя, на бланке письма.
4.5. Подписанные письма и телеграммы регистрируются в журналах.
Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.
4.6. С использованием журнальной системы регистрации документов документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.
При регистрации исходящего документа в журнале обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.
4.7. Отправка исходящих документов в Избирательную комиссию Новосибирской области по каналам связи ГАС "Выборы" осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
Документы по вопросам формирования территориальной комиссии и осуществления ее финансирования, награждения и поощрения членов избирательных комиссий в обязательном порядке направляются фельдъегерской или специальной связью, почтой или нарочным.
Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской или специальной связью или почтой по указанию председателя территориальной комиссии.
4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" или электронной почтой информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" отправляемый документ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции.
4.9. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляются подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.
4.10. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение N 7), который подписывается председателем, в его отсутствие - заместителем председателя или иным членом территориальной комиссии, исполняющим обязанности председателя территориальной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.
Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.11. Отправка документов производится ежедневно в часы работы территориальной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем территориальной комиссии либо определяется решением территориальной комиссии.
4.12. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы", каналам факсимильной связи, сети Интернет, нарочным или передаются в отдел фельдъегерской или специальной связи для доставки.
4.13. Документы без отметок оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" или передаются в отдел доставки фельдъегерской или специальной связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения маршрутов в оптимальные сроки.
4.14. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.
4.15. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.
4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.
4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан

5.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.
5.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в территориальную комиссию, регистрируются в журнале регистрации письменных обращений отдельно от других видов документов в течение одних суток с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в территориальную комиссию.
5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.
Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с Инструкцией.
При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в регистрационной форме делается отметка "Повторно".
Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в регистрационной форме ставится отметка "Коллективное".
5.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.
Нумерация поступивших обращений осуществляется в пределах календарного года.
5.5. Зарегистрированные обращения рассматриваются председателем территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в журнал передаются исполнителям под подпись.
5.6. Обращения, адресованные членам территориальной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю территориальной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.
Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.7. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, докладываются председателю территориальной комиссии и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.
Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
5.8. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
5.9. Если в соответствии с запретом, указанным в подразделе 5.8 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.
5.10. Обращения, поступившие в территориальную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные подразделами 7.5 и 7.6 Инструкции.
В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.
Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя председателя территориальной комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.
Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
5.11. В случае поступления в территориальную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.
5.12. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем территориальной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
5.13. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в них вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
5.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.15. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
5.16. Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик территориальной комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием регистрационных форм и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.
5.17. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) территориальной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем территориальной комиссии.
Информация о порядке приема граждан размещается на информационном стенде территориальной комиссии.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Ведение личного приема граждан может сопровождаться аудио- и видеозаписью, о чем граждане уведомляются до начала приема.
5.18. Во время приема граждан ведется журнал учета приема граждан, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.
Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в журнале учета.
5.19. Переданные на приеме обращения регистрируются с использованием регистрационных форм и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

6. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях территориальной комиссии

6.1. Формирование проекта повестки дня заседания территориальной комиссии.
6.1.1. Проект повестки дня заседания территориальной комиссии формируется председателем (секретарем) территориальной комиссии на основании планов работы и решений территориальной комиссии, поручений председателя территориальной комиссии, поступивших документов и после согласования с председателем территориальной комиссии подписывается секретарем территориальной комиссии.
6.1.2. Члены территориальной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и решениями территориальной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.
Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания территориальной комиссии при письменном обращении члена территориальной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя территориальной комиссии, в котором указываются название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему секретарю территориальной комиссии.
6.1.3. Согласованный с председателем территориальной комиссии и подписанный секретарем территориальной комиссии проект повестки дня заседания территориальной комиссии тиражируется для рассылки членам территориальной комиссии.
6.1.4. Членам территориальной комиссии с правом решающего голоса, членам территориальной комиссии с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания территориальной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет.
Проект повестки дня заседания территориальной комиссии может быть размещен на официальном сайте территориальной комиссии.
6.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии.
6.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания территориальной комиссии, готовятся членами территориальной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением в случае необходимости других специалистов.
6.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании территориальной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.
6.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании территориальной комиссии, визируются исполнителем и членом территориальной комиссии, ответственными за подготовку документа.
Визы проставляются в конце текста проекта решения либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение N 8). Каждый лист приложения визируется исполнителем. Виза проставляется в правом нижнем углу на свободном поле страницы после текста либо на оборотной стороне.
6.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем территориальной комиссии.
6.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.
6.2.6. После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок секретарь территориальной комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и обеспечивает тиражирование документов на заседание.
6.2.7. Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания территориальной комиссии и раздает их членам территориальной комиссии в срок, установленный регламентом территориальной комиссии.
Если член территориальной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за подготовку заседания.
Членам территориальной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются перед началом заседания.
6.2.8. Перед началом заседания секретарь территориальной комиссии или ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю территориальной комиссии.
6.2.9. На заседании территориальной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись). В случае производства аудио- или видеозаписи члены территориальной комиссии и приглашенные уведомляются об этом до объявления повестки дня заседания.
6.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании территориальной комиссии.
6.3.1. Документы, рассмотренные на заседании территориальной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.
6.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Новосибирской области, регламентом территориальной комиссии или не оговорен на заседании.
6.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия территориальной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.
6.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, ответственным за его подготовку и доработку, и членом территориальной комиссии, ответственным за его подготовку.
При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений он визируется у членов территориальной комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (решения, приложения) по установленной форме (приложение N 8).
6.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа решения и приложений к нему.
6.3.6. Если вопросы, содержащиеся в решении территориальной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указываются наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.
Согласование может оформляться на последнем листе решения территориальной комиссии.
6.3.7. К оформленному для подписания решению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется решение территориальной комиссии (приложение N 9).
В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.
Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем территориальной комиссии.
6.3.8. Оформленный комплект документов (решение, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за подготовку заседания для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю территориальной комиссии.
6.3.9. Решение подписывается председателем и секретарем территориальной комиссии.
Если на заседании территориальной комиссии председательствовал заместитель председателя территориальной комиссии, секретарь территориальной комиссии или один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря территориальной комиссии осуществлял один из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:
"Заместитель председателя территориальной комиссии" - в случае временного отсутствия председателя территориальной комиссии;
"Исполняющий обязанности председателя территориальной комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя территориальной комиссии при наличии решения территориальной комиссии о возложении на секретаря территориальной комиссии либо одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя территориальной комиссии;
"Исполняющий обязанности секретаря территориальной комиссии" - в случае наличия распоряжения председателя территориальной комиссии или исполняющего обязанности председателя территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии либо при наличии решения территориальной комиссии о возложении на одного из членов территориальной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря территориальной комиссии.
6.3.10. После подписания решения регистрируются председателем (секретарем или иным лицом, ответственным за ведение делопроизводства) территориальной комиссии в журнале регистрации решений территориальной избирательной комиссии. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.
6.3.11. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной комиссии.
6.3.12. Указанные выше реквизиты вносятся в журнал регистрации решений территориальной комиссии.
6.3.13. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель территориальной комиссии.
Документы тиражируются ответственным за подготовку заседания в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя территориальной комиссии и секретаря территориальной комиссии (без воспроизведения подписей).
6.3.14. Копия решения территориальной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в территориальную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии.
6.4. Оформление протокола заседания территориальной комиссии.
6.4.1. Протокол заседания территориальной комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом территориальной комиссии.
6.4.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.
6.4.3. Текст протокола заседания территориальной комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.
6.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя территориальной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя территориальной комиссии, секретаря территориальной комиссии и членов территориальной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание, в алфавитном порядке.
Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.
6.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).
Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).
6.4.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.
6.4.7. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем территориальной комиссии (или членом территориальной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря территориальной комиссии).
6.4.8. После подписания протоколы регистрируются в журнале регистрации решений территориальной комиссии. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий территориальной комиссии.
6.4.9. Протоколы заседаний территориальной комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов территориальной комиссии хранятся у председателя (секретаря или иного лица, ответственного за ведение делопроизводства) территориальной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

7. Контроль исполнения документов и поручений

7.1. Контролю исполнения подлежат:
поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Новосибирской области, в решениях территориальной комиссии;
письменные поручения председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;
входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение N 10), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии;
исходящие документы, требующие ответа;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний территориальной комиссии;
планы мероприятий.
7.2. Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 7.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (секретарь) территориальной комиссии.
7.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы территориальной комиссии, осуществляют работники, ответственные за подготовку данных документов.
7.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях территориальной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) территориальной комиссии определяются этими документами.
7.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 7.6 настоящего раздела.
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Документы с пометкой "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в десятидневный срок со дня указания по исполнению.
Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.
7.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившим документ, или сроков, указанных в приложении N 10.
Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
7.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в регистрационную форму сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на секретаря или иного лица, ответственного за ведение делопроизводства.
7.8. В планах мероприятий, утвержденных решениями территориальной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в регистрационную форму.
7.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя территориальной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.
7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.
7.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:
докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя территориальной комиссии, подготовленная ответственным за исполнение, с отметкой ("Согласен", "Рассмотрел", "Принято") председателя территориальной комиссии о принятии исполнения;
решение территориальной комиссии по результатам исполнения документа;
ответ на входящий документ;
ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;
направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.
7.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения территориальной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости территориальная комиссия информирует об этом автора документа;
если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием территориальной комиссии о результатах исполнения;
если на нем не стоит отметка председателя территориальной комиссии о принятии исполнения.

8. Изготовление и использование печатей и штампов

8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в территориальной комиссии используются печати и штампы.
8.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется в соответствии с постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области.
8.3. Печать территориальной комиссии проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, государственных контрактах и в других предусмотренных законодательством случаях.
8.4. На рассылаемых копиях решений территориальной комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей проставляется печать территориальной комиссии.
8.5. Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
8.6. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
8.7. Председатель территориальной комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.
Сверка наличия печатей и штампов осуществляется председателем территориальной комиссии один раз в год.
8.8. Пришедшие в негодность печати и штампы передаются в Избирательную комиссию Новосибирской области для уничтожения, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

9. Формирование дел и передача их в архив

9.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориальной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом территориальной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и Избирательной комиссией Новосибирской области, номенклатурами дел территориальной комиссии за предшествующие годы.
Номенклатура дел территориальной комиссии составляется в соответствии с Типовой номенклатурой дел, утвержденной Избирательной комиссией Новосибирской области, на срок полномочий комиссии - 5 лет, утверждается председателем территориальной комиссии (приложение N 11).
Типовая номенклатура дел территориальной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с Управлением государственной архивной службы Новосибирской области.
В случае возникновения в течение срока действия номенклатуры новых дел они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя территориальной комиссии.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается Избирательной комиссией Новосибирской области по согласованию с Управлением государственной архивной службы Новосибирской области.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
9.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в территориальной комиссии.
Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем территориальной комиссии в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись председателя территориальной комиссии, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В регистрационную форму вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.
Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;
в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируются несколько томов (частей).
При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.
В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.
В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.
Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.
Протоколы заседаний территориальной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию территориальной комиссии помещаются после соответствующего протокола.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.
В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у председателя (секретаря или гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства) территориальной комиссии.
Протоколы заседаний, решения территориальной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании территориальной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у председателя (секретаря или иного лица, ответственного за ведение делопроизводства) территориальной комиссии.
За сохранность документов и дел ответственность несет председатель территориальной комиссии.
Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя территориальной комиссии.
Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
9.3. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, решением территориальной комиссии или распоряжением председателя территориальной комиссии создается экспертная комиссия (далее - ЭК).
В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел территориальной комиссии.
В состав ЭК включаются члены территориальной комиссии, по согласованию - работники управления государственной архивной службы Новосибирской области или муниципального архива.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению по акту.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства ежегодно составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения NN 12, 13) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 14).
Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем территориальной комиссии.
Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области или муниципального архива.
При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года", "5 лет" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами территориальной комиссии или гражданскими служащими и утверждается председателем территориальной комиссии без рассмотрения на ЭК.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
9.4. Оформление дел.
Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение N 15), листа-заверителя дела (приложение N 16), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 17). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются следующие реквизиты: название территориальной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
название территориальной комиссии указывается в соответствии с регламентом территориальной комиссии. При изменении названия территориальной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".
Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве.
На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы), то каждый лист нумеруется отдельно.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 15).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 16).
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставятся дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указываются его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
9.5. Передача дел в архив.
Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 18).
При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в территориальную комиссию с указанием недостатков для их устранения.
9.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел территориальной комиссии. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного председателем территориальной комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.

10. Ответственность

10.1. Члены территориальной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
10.2. Ответственность за организацию делопроизводства в территориальной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет председатель территориальной комиссии.

Приложение N 1 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Рекламные извещения, плакаты (за исключением агитационных).
2. Поздравительные письма и телеграммы.
3. Пригласительные билеты.
4. Бухгалтерские документы.
5. Печатные издания.

Приложение N 2 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

                                    АКТ
    Мы, нижеподписавшиеся _________________________________________________
__________________________________________________________________________,
составили  акт  о том, что "____" __________________ 20____ г. при вскрытии
пакета ____________________________________________________________________
в нем не оказалось ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________.
    Настоящий акт составлен в двух экземплярах.
Подписи:
____________________________   _____________   ____________________________
   Наименование должности         подпись          расшифровка подписи
____________________________   _____________   ____________________________
   Наименование должности         подпись          расшифровка подписи

Приложение N 3 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

                  ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
                  БАГАНСКОГО РАЙОНА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
                            ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
________________________                             N ____________________
                                 с. Баган

Приложение N 4 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

                  ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
                  БАГАНСКОГО РАЙОНА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
                                  РЕШЕНИЕ
________________________                             N ____________________
                                 с. Баган

Приложение N 5
к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

         ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ
     ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
       КОЛЫВАНСКОГО РАЙОНА
      НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
        ул. Ленина, д. 79,
р.п. Колывань, Колыванский район,
 Новосибирская область, 633162,
    тел./факс (383-52) 53-765
_________________ N ____________
На N ____________ от ___________

Приложение N 6 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатается прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.
5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускаются, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.
6. При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой "Непечатаемые знаки", чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

- Шрифт
Times New Roman Cyr
- Размер
14 пунктов
- Отступ
слева
0 см
справа
0 см
- Интервал
перед
0 пунктов
после
0 пунктов
- Межстрочный интервал
полуторный
- Первая строка
отступ на 1,25 см
- Выравнивание
по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;
таблица выравнивается по центру листа;
заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;
данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;
продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);
строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;
ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.
9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

- верхнее
2,0 см
- нижнее
2,0 см
- левое
3,0 см
- правое
1,5 см
от края до колонтитула
- верхнего
1,25 см
- нижнего
1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- отметка об исполнителе;
- идентификатор электронной копии документа.
11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

- Шрифт
Times New Roman Cyr
- Размер
14 пунктов
- Отступ
слева
0 см
справа
0 см
- Интервал
перед
0 пунктов
после
0 пунктов
- Межстрочный интервал
одинарный
- Первая строка
нет
- Выравнивание
по центру

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

- Шрифт
Times New Roman Cyr
- Размер
14 пунктов
- Отступ
слева
7 см
справа
0 см
- Интервал
перед
0 пунктов
после
0 пунктов
- Межстрочный интервал
одинарный
- Отступ первой строки
нет
- Выравнивание
по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

СОГЛАСОВАНО
Руководитель Росархива
А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.
Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.
14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
16. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ("Непечатаемые знаки" - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
17. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift - Ctrl - Пробел).
18. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, "длинное тире" и другие).
19. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
20. Не допускается использование символа табуляции (->) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
21. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - "-").
22. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
23. Вместо буквы "Ё" должна употребляться буква "Е" (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
24. Реквизиты "Заголовок к тексту" должны быть выровнены по центру, и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift - Enter).

Приложение N 7 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

СПИСОК
рассылки исходящих документов

N п/п
Наименование органа (организации)
Полный почтовый адрес










Председатель территориальной комиссии _______________________
Исполнитель _______________________
"____" ______________ 20___ г.

Приложение N 8 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Должность
Дата
Подпись
Фамилия, инициалы












Исполнители














Приложение N 9 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                      Председатель территориальной комиссии
                                      ___________________ инициалы, фамилия
                                           (подпись)
                                         "____" ______________ 20___ г.
                                  СПИСОК
            должностных лиц (организаций), которым направляется
                     решение территориальной комиссии
                N _______ от "____" ___________ 20___ года
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                            (указать заголовок)

N п/п
Наименование органа (организации)
Кол-во экз.
Примечание













Исполнитель _________________________
"____" ___________ 20___ года

Приложение N 10 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

ПЕРЕЧЕНЬ
ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

1. Федеральные конституционные законы, федеральные законы Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
2. Указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
3. Распоряжения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
4. Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
5. Законы субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
6. Постановления, решения законодательного органа субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
7. Постановления органа государственной власти субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
8. Распоряжения главы органа государственной власти субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них сроку.
9. Парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
10. Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
11. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения обращения).
12. Обращения депутатов законодательного (представительного) органа власти субъекта Российской Федерации - в срок, установленный законодательством субъекта Российской Федерации.
13. Письма из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, администрации субъекта Российской Федерации - в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя территориальной комиссии, если в них не указан срок, - не позднее чем через 30 календарных дней.
14. Протест прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней.
15. Представление прокурора - не позднее чем через 30 календарных дней.
16. Обращения граждан по вопросам выборов и референдумов - до 30 календарных дней, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".
17. Пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение которых не относится к компетенции территориальной комиссии, осуществляется в течение 7 календарных дней.
18. Обращения средств массовой информации по вопросам предоставления информации - 7 календарных дней. Если требуемые сведения не могут быть предоставлены в указанный срок, то допускается отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются причина отсрочки, дата, к которой будет предоставлена запрашиваемая информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия решения об отсрочке.
19. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающего обращение гражданина, - документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Приложение N 11 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

Территориальная комиссия
                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                      Председатель территориальной комиссии
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________ N _________              Подпись     Расшифровка подписи
___________________________               Дата
    (место составления)
На ___________ год

Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела











Наименование должности составителя     Подпись         Расшифровка подписи
номенклатуры
Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в территориальной комиссии

По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой "ЭПК"
1
2
3
4
Постоянного



Временного (свыше 10 лет)



Временного (до 10 лет включительно)



ИТОГО:




Наименование должности составителя     Подпись         Расшифровка подписи
номенклатуры
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ N ______

Приложение N 12 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

Территориальная комиссия
                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                      Председатель территориальной комиссии
ФОНД N ____________
                                         Подпись     Расшифровка подписи
ОПИСЬ N _______                           Дата
дел постоянного хранения
за ___________ год

N п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6







В данный раздел описи внесено _______________________ с N _____ по N _____,
                                (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи               Подпись             Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ N ______

Приложение N 13 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

Территориальная комиссия
                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                      Председатель территориальной комиссии
ФОНД N ____________                      Подпись     Расшифровка подписи
                                          Дата
ОПИСЬ N _______________________
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ___________ год

N п/п
Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Даты дела (тома, части)
Крайний срок хранения дела (тома, части)
Кол-во листов в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
7

В данный раздел описи внесено _______________________ с N _____ по N _____,
                                (цифрами и прописью)
в том числе
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи               Подпись             Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от _____________ N ______

Приложение N 14 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

Территориальная комиссия
                                                    УТВЕРЖДАЮ
АКТ                                   Председатель территориальной комиссии
_______________ N _________
___________________________              Подпись     Расшифровка подписи
    (место составления)                   Дата
О выделении к уничтожению документов,
       не подлежащих хранению
    На   основании  Перечня  типовых  управленческих  архивных  документов,
образующихся  в  процессе  деятельности  государственных  органов,  органов
местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием  сроков  хранения и
номенклатуры  дел  территориальной  комиссии  отобраны к уничтожению как не
имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие практическое значение
документы.

N п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Крайние даты
Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи
Кол-во ед. хр.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7








Итого: ____________________________ ед. хр. за __________________ годы
           (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, по личному
составу согласованы с ЭК ________________________________________ (протокол
                           (наименование архивного учреждения)
от "____" _________________ г. N _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов               Подпись              Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК территориальной комиссии
от _____________ N ______
Документы в количестве _________________________________________ дел, томов
весом ____________ кг сданы в _____________________________________________
                                       (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________________ N ________
                                                    (дата)
Наименование должности гражданского
служащего, сдавшего документы          Подпись         Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности гражданского
служащего, внесшего изменения
в учетные документы                    Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 15 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ______________

N п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6







Итого: _________________________________________________________ документов
                          (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                             (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,           Подпись         Расшифровка подписи
составившего внутреннюю опись
документов дела
Дата

Приложение N 16 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

                      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______
В дело подшито и пронумеровано _________________________________ листов(а),
                                      (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела
Номера листов
1
2



Наименование должности                 Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 17
к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

                                                   ┌──────────────────────┐
                      ПОЛНОЕ                       │                      │
             НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ              │ Ф. N _______________ │
                                                   │ Оп. N ______________ │
                                                   │ Д. N _______________ │
                                                   │                      │
                                                   └──────────────────────┘
ИНДЕКС ДЕЛА N ________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
ТОМ N _____
                                                  НАЧАТО __________________
                                                  ОКОНЧЕНО ________________
                                                                (ДАТА)
                                                         На ________ листах
                                                         Хранить __________
┌──────────────────────┐
│                      │
│ Ф. N _______________ │
│ Оп. N ______________ │
│ Д. N _______________ │
│                      │
└──────────────────────┘

Приложение N 18 к Типовой инструкции по делопроизводству территориальной избирательной комиссии Новосибирской области

УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ
Председатель                            (наименование должности
территориальной комиссии                руководителя
                                        организации-приемщика)
_____________ _____________________     _____________ _____________________
   Подпись     Расшифровка подписи         Подпись     Расшифровка подписи
"____" _______________ 2015 г.          "____" _______________ 2015 г.
Печать                                  Печать
АКТ
______________ N ________
    (дата)
приема-передачи документов
на хранение
___________________________________________________________________________
                           (основание передачи)
___________________________________________________________________________
                      (название передаваемого фонда)
______________________________________________________________________ сдал
                    (название организации-сдатчика)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________ приняло
                  (название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п
Название, номер описи
Количество экземпляров описи
Количество ед. хр.
Примечания
1
2
3
4
5

Итого принято                                                    ед. хр.
___________________________________________________________________________
                           (цифрами и прописью)
Прием произвели:
__________________________________   _____________   ______________________
 Наименование должности работника       Подпись       Расшифровка подписи
"____" ___________________ г.
Передачу произвели:
__________________________________   _____________   ______________________
 Наименование должности работника       Подпись       Расшифровка подписи
"____" ___________________ г.

Приложение N 2

Одобрена постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области от 28 декабря 2015 года N 105/889-5

ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА

ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ


Индекс дела
Заголовок дела (тома, части)
Кол-во дел (томов, частей)
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
01. Организационно-распорядительная документация
01-01
Федеральные законы о выборах и референдумах. Конституция РФ, Указы, Распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации

ДМН (1)
ст. 1 "б"
(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.
01-02
Постановления и иные нормативные акты Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления Избирательной комиссии Новосибирской области, распоряжения председателя Избирательной комиссии Новосибирской области

ДМН (1)
ст. 1 "б"
(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.
01-03
Законы Новосибирской области. Постановления Законодательного Собрания Новосибирской области

ДМН (1)
ст. 1 "б"
(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.
01-04
Решения органа местного самоуправления

ДМН (1)
ст. 1 "б"
(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.
01-05
Протоколы заседаний, решения территориальной избирательной комиссии и документы (планы, отчеты, заявления и др.) к ним

Пост.
ст. 18 "б"

01-06
Протоколы заседаний контрольно-ревизионной службы и документы (графики, справки, переписка и др.) к ним

Пост.
ст. 18 "б"

01-07
Планы и отчеты о работе территориальной избирательной комиссии. Копии

ДМН
Подлинники в д. 01-05
01-08
Переписка с Законодательным Собранием Новосибирской области, Правительством Новосибирской области, с органами местного самоуправления, правоохранительными и судебными органами, со средствами массовой информации, иными организациями по основной деятельности

5 л. ЭПК
ст. 32

01-09
Переписка с Избирательной комиссией Новосибирской области, муниципальными, окружными и участковыми избирательными комиссиями по основной деятельности

5 л. ЭПК
ст. ст. 33, 34

01-10
Переписка с кандидатами в депутаты, депутатами, с политическими партиями, общественными объединениями по основной деятельности

5 л. ЭПК
ст. 35

01-11
Переписка по обращениям, жалобам и заявлениям граждан о нарушении федеральных законов, законов Новосибирской области, нормативных актов органов местного самоуправления и другим вопросам

5 л. ЭПК
ст. 183 "б"

01-12
Документы (программы, планы, отчеты) по повышению правовой культуры избирателей

ДМН
ст. 288

01-13
Документы (программы, планы, отчеты) по правовому обучению организаторов выборов

ДМН
ст. 288

01-14
Документы (договоры, акты, ведомости и др.) по состоянию технологического оборудования и иного имущества, переданного Избирательной комиссией Новосибирской области для обеспечения деятельности избирательных комиссий

5 л. ЭПК
ст. 217

01-15
Документы (решения (копии), постановления (копии), заявления, списки, копии личных документов и др.) по формированию составов участковых избирательных комиссий и резерва составов участковых комиссий

5 л.
ст. 665
После формирования в новом составе
01-16
Списки избирательных участков, участков референдума с номерами избирательных участков, участков референдума, границы избирательных участков, участков референдума, сведения о количестве избирателей по каждому избирательному участку, участку референдума. Описания границ избирательных округов

3 г. (1)
ст. ст. 70 "б", 808
(1) После замены новыми
01-17
Документы (протоколы, планы, отчеты, составы, переписка и др.) рабочих групп, комиссий

5 л. ЭПК (1)
ст. 59
(1) После завершения деятельности рабочих групп, комиссий
01-18
Документы (уведомления, заявления и др.) о назначении членов территориальной избирательной комиссии с правом совещательного голоса и прекращении их полномочий

Не менее 1 года со дня официального опубликования решения о назначении соответствующих следующих выборов
п. 24 ст. 29 ФЗ от 12.06.2002 N 67-ФЗ
01-19




02. Документационное обеспечение территориальной избирательной комиссии
02-01
Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии. Номенклатура дел территориальной избирательной комиссии

Пост.
ст. 27 "а"

02-02
Протоколы заседаний Экспертной комиссии по определению исторической, научной и практической ценности документов и документы к ним

Постоянно
ст. 18 "д"

02-03
Описи дел постоянного хранения (утвержденные)

Постоянно
ст. 248 "а"

02-04
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению

Постоянно
ст. 246

02-05
Журнал регистрации входящих документов

5 лет
ст. 258 "г"

02-06
Журнал регистрации исходящих документов

5 лет
ст. 258 "г"

02-07
Журнал учета печатей и штампов

Постоянно
ст. 775

02-08
Журнал регистрации письменных обращений

5 лет
ст. 258 "е"

02-09
Журнал регистрации телефонограмм

3 года
ст. 258 "ж"

02-10
Журнал учета и выдачи удостоверений членам территориальной и участковых избирательных комиссий

3 года
ст. 259 "г"

02-11
Журнал регистрации решений территориальной избирательной комиссии

Пост. (1)
ст. 258 "а"
(1) Хранится в организации
02-12
Журнал учета личного приема граждан

3 г.
ст. 259 "а"

02-13




03. Документы по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
03-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования на соответствующей территории вместе со вторым экземпляром сводной таблицы об итогах голосования с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной Федеральным законом "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной Федеральным законом "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-03
Копия отчета территориальной избирательной комиссии и копии отчетов участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-04
Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-05
Вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, передаче открепительных удостоверений участковым избирательным комиссиям, погашении неиспользованных открепительных удостоверений

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-06
Погашенные в территориальной избирательной комиссии неиспользованные избирательные бюллетени, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-07
Опечатанные избирательные бюллетени, опечатанные открепительные удостоверения

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-08
Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.
Заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений, доверенности на получение открепительных удостоверений.
Документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестры заявлений избирателей, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомости выдачи избирательных бюллетеней членам участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса для проведения голосования вне помещения для голосования

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-09
Акты о получении участковыми избирательными комиссиями первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-10
Неиспользованные специальные знаки (марки), находящиеся в территориальной избирательной комиссии, а также листы (часть листа) от использованных марок, переданные участковым избирательным комиссиям, и акты о порче марок

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

03-11
Подлинники и копии других актов и реестров, хранящиеся в территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04. Документы по выборам Президента Российской Федерации
04-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования по выборам Президента Российской Федерации на соответствующей территории, приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования и другая избирательная документация, предусмотренная Федеральным законом "О выборах Президента Российской Федерации"

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам Президента Российской Федерации с приобщенной к ним избирательной документацией, предусмотренной Федеральным законом "О выборах Президента Российской Федерации"

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-03
Копия отчета территориальной избирательной комиссии и копии отчетов участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов Президента Российской Федерации

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-04
Вторые экземпляры актов о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-05
Вторые экземпляры актов о выдаче территориальной избирательной комиссией избирателям открепительных удостоверений, передаче открепительных удостоверений участковым избирательным комиссиям, погашении неиспользованных открепительных удостоверений

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-06
Погашенные в территориальной избирательной комиссии неиспользованные избирательные бюллетени, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-07
Опечатанные избирательные бюллетени, опечатанные открепительные удостоверения

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-08
Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.
Заявления избирателей о выдаче открепительных удостоверений, доверенности на получение открепительных удостоверений.
Документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестры заявлений избирателей, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомости выдачи избирательных бюллетеней членам участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса для проведения голосования вне помещения для голосования

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-09
Акты о получении участковыми избирательными комиссиями первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-10
Неиспользованные специальные знаки (марки), находящиеся в территориальной избирательной комиссии, а также листы (часть листа) от использованных марок, переданные участковым избирательным комиссиям, и акты о порче марок

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

04-11
Подлинники и копии других актов и реестров, хранящиеся в территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с федеральным законом и Порядком хранения и передачи в архивы документов, утвержденным постановлением ЦИК России

05. Документы по вопросам, связанным с проведением референдума Российской Федерации
05-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии по проведению референдума Российской Федерации об итогах голосования на соответствующей территории, приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы об итогах голосования и другая документация, предусмотренная Федеральным конституционным законом "О референдуме Российской Федерации"

Хранятся в ТИК не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума Российской Федерации, а затем передаются в архивное учреждение

05-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий по проведению референдума Российской Федерации об итогах голосования и приобщенная к ним документация, предусмотренная Федеральным конституционным законом "О референдуме Российской Федерации"

Хранятся в ТИК не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума Российской Федерации, а затем передаются в архивное учреждение

05-03
Копия финансового отчета территориальной избирательной комиссии по проведению референдума Российской Федерации о поступлении и расходовании средств федерального бюджета, выделенных данной комиссии на подготовку и проведение референдума Российской Федерации

Хранится в ТИК до истечения срока ее полномочий, а затем уничтожается по акту в установленном порядке

06. Документы по выборам депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области
06-01
Вторые экземпляры протоколов N 1 и N 2 территориальной избирательной комиссии об итогах голосования, приобщенные к ним вторые экземпляры сводных таблиц об итогах голосования и другая избирательная документация, предусмотренная законом Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области и приобщенная к ним избирательная документация, предусмотренная законом Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-03
Копия отчета территориальной избирательной комиссии и копии отчетов участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств, выделенных из областного бюджета Новосибирской области на подготовку и проведение выборов

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-04
Второй экземпляр акта о получении территориальной избирательной комиссией от окружной избирательной комиссии избирательных бюллетеней, вторые экземпляры актов о передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-05
Погашенные в территориальной избирательной комиссии неиспользованные избирательные бюллетени, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-06
Избирательные бюллетени и приложенные к ним конверты для бюллетеней, использованные при досрочном голосовании

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-07
Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.
Заявления избирателей о досрочном голосовании.
Документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестры заявлений избирателей, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомости выдачи избирательных бюллетеней членам участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса для проведения голосования вне помещения для голосования

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

06-08
Акты о получении участковыми избирательными комиссиями первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07. Документы по выборам Губернатора Новосибирской области
07-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенная к нему сводная таблица об итогах голосования, включающая полные данные всех поступивших протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования, заверенные копии особых мнений членов территориальной избирательной комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями, копии жалоб (заявлений) на нарушения федерального закона, закона Новосибирской области, поступивших в территориальную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования, и принятые по ним решения

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса, несогласных с протоколом в целом или с его отдельными положениями, копии жалоб (заявлений) на нарушения федерального закона, закона Новосибирской области, поступивших в участковые избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, и копии принятых по ним решений

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-03
Второй экземпляр акта о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, вторые экземпляры актов о передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-04
Копия отчета территориальной избирательной комиссии и копии отчетов участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств, выделенных из областного бюджета Новосибирской области на подготовку и проведение выборов

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-05
Погашенные в территориальной избирательной комиссии неиспользованные избирательные бюллетени, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-06
Избирательные бюллетени и приложенные к ним конверты для бюллетеней, использованные при досрочном голосовании

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-07
Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.
Заявления избирателей о досрочном голосовании.
Документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестры заявлений избирателей, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомости выдачи избирательных бюллетеней членам участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса для проведения голосования вне помещения для голосования

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

07-08
Акты о получении участковыми избирательными комиссиями первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с законом Новосибирской области и Порядком хранения, передачи в архив и уничтожения документов, утвержденным постановлением Избирательной комиссии Новосибирской области

08. Документы по вопросам, связанным с проведением референдума Новосибирской области
08-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии по проведению референдума, приобщенный к нему второй экземпляр сводной таблицы и другая документация, предусмотренная законодательством Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

08-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий по проведению референдума Новосибирской области и приобщенная к нему другая документация, предусмотренная законодательством Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

08-03
Копия финансового отчета территориальной избирательной комиссии и копии отчетов участковых избирательных комиссий по проведению референдума о поступлении и расходовании средств бюджета Новосибирской области, выделенных данной комиссии на подготовку и проведение референдума

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09. Документы по проведению выборов главы муниципального образования, иных выборных должностных лиц местного самоуправления *
09-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии * об итогах голосования по выборам главы муниципального образования на соответствующей территории, сводная таблица к протоколу и другие документы к ним в соответствии с законодательством Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования по выборам главы муниципального образования и другие избирательные документы к ним в соответствии с законодательством Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-03
Копия финансового отчета территориальной избирательной комиссии и копии финансовых отчетов участковых избирательных комиссий о фактических расходах денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов главы муниципального образования

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-04
Второй экземпляр акта о получении территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней, вторые экземпляры актов о передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-05
Погашенные в территориальной избирательной комиссии неиспользованные избирательные бюллетени, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-06
Избирательные бюллетени и приложенные к ним конверты для бюллетеней, использованные при досрочном голосовании

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-07
Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.
Заявления избирателей о досрочном голосовании.
Документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестры заявлений избирателей, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомости выдачи избирательных бюллетеней членам участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса для проведения голосования вне помещения для голосования

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

09-08
Акты о получении участковыми избирательными комиссиями первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

10. Документы по проведению выборов депутатов представительного органа местного самоуправления *
10-01
Вторые экземпляры протоколов N 1 и N 2 территориальной избирательной комиссии об итогах голосования, приобщенные к ним вторые экземпляры сводных таблиц об итогах голосования и другая избирательная документация, предусмотренная законом Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

10-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приобщенная к ним избирательная документация, предусмотренная законом Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

10-03
Копия отчета территориальной избирательной комиссии и копии отчетов участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств, выделенных на подготовку и проведение выборов

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

10-04
Второй экземпляр акта о получении территориальной избирательной комиссией от окружной избирательной комиссии избирательных бюллетеней, вторые экземпляры актов о передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

10-05
Погашенные в территориальной избирательной комиссии неиспользованные избирательные бюллетени, акты о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней

Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов
По истечении срока хранения уничтожаются по акту
10-06
Избирательные бюллетени и приложенные к ним конверты для бюллетеней, использованные при досрочном голосовании

Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов
По истечении срока хранения уничтожаются по акту
10-07
Списки избирателей вместе со всеми официальными документами уполномоченных органов, а также личными письменными заявлениями граждан, поступившими в участковые избирательные комиссии в период уточнения списков избирателей.
Заявления избирателей о досрочном голосовании.
Документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестры заявлений избирателей, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомости выдачи избирательных бюллетеней членам участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса для проведения голосования вне помещения для голосования

Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов
По истечении срока хранения уничтожаются по акту
10-08
Акты о получении участковыми избирательными комиссиями первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии

Не менее 1 года со дня официального опубликования результатов выборов
По истечении срока хранения уничтожаются по акту
11. Документы по вопросам, связанным с проведением местного референдума *
11-01
Второй экземпляр протокола территориальной избирательной комиссии по проведению местного референдума об итогах голосования и документы к нему, предусмотренные законодательством Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

11-02
Вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий по проведению местного референдума и документы к ним, предусмотренные законодательством Новосибирской области

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области

11-03
Копия финансового отчета территориальной избирательной комиссии и копии финансовых отчетов участковых избирательных комиссий по проведению местного референдума о расходовании денежных средств местного бюджета, выделенных на подготовку и проведение местного референдума

Срок хранения устанавливается в соответствии с законодательством Новосибирской области


--------------------------------
* Только для территориальных избирательных комиссий города Новосибирска.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в территориальной комиссии

По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой "ЭПК"
1
2
3
4
Постоянно



Временного (свыше 10 лет)



Временного (до 10 лет включительно)



Итого:




Номенклатура дел разработана на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558; Федерального конституционного закона от 28.06.2004 N 5-ФКЗ "О референдуме Российской Федерации"; Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации"; Закона Новосибирской области от 28.06.2012 N 243-ОЗ "О выборах Губернатора Новосибирской области"; Закона Новосибирской области от 15.02.2007 N 87-ОЗ "О выборах депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области"; постановления Центральной избирательной комиссии РФ от 01.06.2011 N 13/148-6 "О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва"; постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 01.06.2011 N 13/149-6 "О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента Российской Федерации в 2012 году"; постановления Избирательной комиссии Новосибирской области от 03.09.2014 N 44/315-5 "О Порядке хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Новосибирской области"; постановления Избирательной комиссии Новосибирской области от 19.06.2015 N 68/550-5 "О Порядке хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области шестого созыва".

Наверх